很多企業朋友負責展會準備工作的往往是一些新手，面臨千頭萬緒的準備工作，無所適從，其實參加一個展會也并非想像中那么復雜，小編給大家整理了幾條，具體搭建公司、酒店推薦詳見《參展商手冊》。
1、展位搭建
搭建是整個環節的重中之重，50％的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得。標展要了解尺寸，制作相應的大海報宣傳背景圖；特裝需要確定正規的搭建公司并確認尺寸、款式、價格等。當然，我們展會有合作的特裝公司，價格也比較優惠，詳情請參看《參展商手冊》。
2、展品準備
首先當然是確定展品目錄，如果展位小，展品多，可能需要對展品進行一些取舍，拿出具有競爭力的新產品是成功展示的關鍵。另外，大家都知道第一次合作比較重要，現場做適當的促銷優惠活動，可以有效促進現場成單和以后持續的合作。最后，核心產品以實物為好，因為實物可以現場演示，比較直觀，這樣讓客戶有深入的認知。
最后，要熟悉展覽館對特殊展品的要求，比如用火、用氣、限高等等數據，在這里要提醒一下，主辦方提供的《參展商手冊》是需要熟悉的，作為企業展會準備工作負責人，這個文件一定閱讀一遍，并在重點內容加以批注和備忘。
3、資料準備
資料的準備也是關鍵之一，在資料的準備上，求全求細，特別是對產品的介紹，性能、參數等等務求細致周全，以備萬一。
資料的編排不求多花哨，簡潔大氣即可，但紙張建議使用較好的紙張，如果在樣本的設計上，突出一兩個設計的亮點，那就更好了。這些可與設計師多溝通，宣傳材料的紙張、印刷應該力求精美，版式設計方便閱讀，圖片盡量完善、清晰。這些資料是給客戶的第一印象。參加一個大型的專業展覽會，展覽的資料、宣傳策劃反映出一個企業的綜合素質。另外，一定要準備充足的名片，名片最好是有特色一點，以提升眾多名片之中的識別率。
4、人員準備
現場接待：可根據展位的大小和布局——有幾面口、幾個接待臺、幾個重點展示的產品來確定人數，對這些人的要求就是彬彬有禮，不卑不亢，笑臉迎人，口齒清晰，專業知識扎實。
現場總協調：這個人應是經理一級，他主要管理所有"現場接待"，解決"現場接待"所不能應付的問題，這個人領導能力要強，重要的是專業知識一定精深。
級別高一些的：現場會有重要客戶應約來訪，來的都是客，特別到達展會現場，自然不如家里條件好，因此接待的級別通過接待的人來提高，給客戶愉快的感受。所以，如果有副總（或以上）一級的，應赴會接待一下。
跑腿型：現場難免會有一些體力活，雜活，突發事情，比如臨時買個膠帶或工具、搬搬資料，忙的時候，頂一把。總歸要有兩三個腿腳靈活、眼明手快，對展館地形熟悉的人搞定這些細碎工作。
總后勤：這個人負責搞定赴展會所有員工的衣食住行。總后勤可能需要一兩個幫手，視參會工作人員的數量來定，比較重點的工作是飲用水和中餐。
最后需要說明的是，視展位的大小，安排相應的人手，如果展位小，安排的人少，那么可能就一個身兼數職，但工種大抵如此，不論如何，赴展會前的動員會是一定要開的，確定職責，分工明確，確保參展的數天內工作緊張有序。
5、邀約客戶
同重要的客戶約定見面時間，以加強業務聯系，這也是展覽會的重要工作之一，可由專人負責重要客戶的約會、接待、以及洽談的安排，不能因為展會現場工作比較忙亂，而冷落了這些重要客戶。因此來說，需要一個公關能力比較強的人主抓這項工作，提前擬定約會客戶的名單，向他們發出邀請，確保他們蒞會，保證約會成功，達到商業目的。
在實際操作中，很多參展商只靠主辦方來邀請買家，其實這并不能達到參加展會效益最大化，企業在廣泛的宣傳和邀請買家赴展會與其見面的過程中，本身對自己就是一種宣傳，畢竟能赴會參展，是企業實力的一種象征，是眾多新產品的逐一展示，也是面對面交流的一次契機。
6、當地旅游推薦
鄭州是中國人口第一大省的省會、首批中國優秀旅游城市、國家級歷史文化名城、中國八大古都之一，是河南旅游的第一目的地和第一客源地，參加完展會爬山玩水總相宜，周邊開封、焦作、洛陽也景點多多，如果是外地來的朋友不妨休閑放松一下。
嵩山少林寺
黃河風景名勝區
康百萬莊園
開封清明上河園
焦作云臺山
洛陽老君山
